EMAIL学校的技巧和注意事项

摘要:一般英国的大学在回复email方面还是反应很快的,而且有调查标明新兴的大学在这方面尤其突出。在收到回复以后,不管有没有用都回信表示感谢。

 

  首先,email的主题(subject)尽量简短,但不要空着不填。没有subject的email虽然不至于被忽略,但给人 印象就不是非常好,至少说明你没有花足够的心思在上面。如果有紧急的事情,建议实用urgent help之类的短语,简洁但很显眼。

  在称呼上,首先要确定学校网站上的联系信息上有没有联系人的名字。如果有,强烈建议直接以该联系人姓名(比如“Dear Mr. Barbrook”)代替泛泛的“Dear Sir or Madam”。当然,如果学校没有提供,则使用以上提到过的“Dear Sir or Madam”,或者“To Whom It May Concern”。这里还有一个小技巧,一般大学工作和教职人员都有自己的邮箱,绝大多数和本人的姓氏有关,比如以姓氏和名字的部分组成,所以,当看到一个email是barbrookr@university.ac.uk,那八成是一个姓Barbrook的人的信箱,而他的initial是字母r。这个方法比较适用于double confirm的目的,也就是说如果你不确定这个信箱是不是正确,可以用这样的逻辑推断。对 次进行email联系的朋友不适用,因为有一定的危险性,搞错了就笑话了。

  接下来是正文部分,还是一定要本着简练的目的。因为admission办公室的人一天都要看很多这样的来信,过于冗长繁琐让人本能反应就不舒服。而条理清晰、简洁明了的信会不知不觉让对方在回答的过程中慢慢的透露出越来越多的信息。

  重点是逻辑清晰条理清楚。这点不是很容易就做到。因为一般我们有“情况”才需要联系学校,而往往这种情况让我们心情焦虑,恨不得一下子把事情全部说清楚。但越这么想越容易把事情越说越糊涂。

  在写email前,应该把事情在脑子里理一遍,跳出来在旁观者的角度上看问题。前因后果都要想清楚。为什么会出现问题?它是什么原因造成的?一定要交代一下背景,如果一上来就是问题会让人摸不着头脑。但也不要走另外一个极端:很多人在急急忙忙讲了一大堆事情后,什么问题都没问就结尾了。这样学校的负责人会不知所措,给出的建议的质量也要大打折扣。所以千万记得,把事情陈述清楚以后,把问题清晰的罗列下来,这样方便别人一一作答,email的目的才能达到。

  在罗列问题时候,也不要一股脑儿什么都搬上去,一下子十几条问题会吓倒对方的。的策略是,先从紧要的问题开始,一封email不要超过3个问题。问题的归纳要注意条理,不要重复,记得要具体一点,不要太过泛泛而谈。这样得到的答案才是有效的。

  一般英国的大学在回复email方面还是反应很快的,而且有调查标明新兴的大学在这方面尤其突出。在收到回复以后,不管有没有用都回信表示感谢。

  另外,如果之前没有说清楚的可以继续深入探讨。直接点“回复”键回复,这样原文会在下面引用,可以让对方知道你已经收到回复,更重要的是,由于学校每天处理大量这样的信件,把原文引用在下面可以有助于他“回忆”一下你的case。当然,如果 次回复就达到目的,也不要就这样不理不问了,时刻记住我们“礼仪之邦”的传统美德,回复别人以表感谢是很必须的!

  记住在结尾部分另起几行写“with my best regards”。如果遇到逢年过节或者周末的,不要忘记加上几句“Happy New Year”或"Have a good weekend",这样会让人觉得心情愉快!

 

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